Datenschutzerklärung Bürgerverein Siedlungen Süd e.V. (BV)

Datenschutzerklärung (Stand 1. Januar 2020)

Personenbezogene Daten (nachfolgend zumeist nur „Daten“ genannt) werden von Bürgerverein Siedlungen Süd e.V. (nachfolgend nur „BV“ genannt) nur im Rahmen der Erforderlichkeit, z.B. der Mitgliederverwaltung, sowie zum Zwecke der Bereitstellung eines funktionsfähigen und nutzerfreundlichen Internetauftritts, inklusive seiner Inhalte und der dort angebotenen Leistungen, verarbeitet.

 Gemäß Art. 4 Ziffer 1. der Verordnung (EU) 2016/679, also der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend nur „DSGVO“ genannt), gilt als „Verarbeitung“ jedes mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

 Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie insbesondere über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. Zudem informieren wir Sie nachfolgend über die von uns zu Optimierungszwecken sowie zur Steigerung der Nutzungsqualität eingesetzten Fremdkomponenten, soweit hierdurch Dritte Daten in wiederum eigener Verantwortung verarbeiten.

1.  Verantwortlicher

Verantwortlicher Anbieter im datenschutzrechtlichen Sinne ist:

Bürgerverein Siedlungen Süd e.V.

Beate Pfanner (2. Vorsitzende), Pirmasenser Straße 150, 90469 Nürnberg, Deutschland

Telefon: 0151 64511593

E-Mail: vorstand@bv-siedlungen-sued.de

 2. Informationen zur Datenverarbeitung

 2.1 Arten der verarbeiteten Daten

Die Mitgliederdaten werden grundsätzlich nur zur Mitgliederverwaltung und zur Erfüllung unserer Vereinsziele erfasst. Im Einzelnen sind dies:

a) Name, Vorname, Geschlecht, Adresse

b) Geburtsdatum und Beginn der Mitgliedschaft

c) Telefon-, ggf. Mobiltelefonnummer, Mail-Adresse (von der Adresse abweichende Möglichkeit der Kontaktaufnahme mit dem  Mitglied)

d) Angaben zu Ehe- oder Lebens-Partnern und Kindern, wenn diese im Rahmen der Familienmitgliedschaft genannt werden.

e) Kontoverbindung, wenn das Mitglied dem SEPA-Lastschriftverfahren zustimmt

f) Angaben zu Ämtern und Dienstzeiten im BV (soweit zutreffend). Hier können, bei langjährigen Diensten, Ehrungen vorgenommen werden.

g) Fotografien, Videos

2.2 Datenverarbeitung und -nutzung

Folgende Personen/Funktionsträger des BV haben Zugriff auf die Daten

 a) 1. und 2. Vorsitzender (alle Daten)

b) 1. und 2. Schriftführer (alle Daten, ohne Bankverbindung)

c) Kassenwart (alle Daten)

d)  Austräger der Vereinsmitteilungen und anderer, allgemeiner Informationen des BV (Zugriff nur auf Name und Adressdaten der Mitglieder)

e) Der Schriftführer erstellt eine Liste mit Namen und Adresse der Mitglieder für die Anwesenheitsliste zu den Mitgliederversammlungen.

f) Die Kontodaten der Mitglieder, die am Einzugsverfahren teilnehmen, werden zur Abbuchung des Jahresbeitrags an die jeweilige Bank des Bürgervereins weitergegeben.

Wo sind die Daten gespeichert und wie werden die Daten ausgetauscht

a) Die im Mitgliedsantrag bereitgestellten Daten werden von uns zum Zwecke der Mitgliederverwaltung verarbeitet und sind insoweit erforderlich. Vertragsschluss und Vertragsabwicklung sind ohne Bereitstellung Ihrer Daten nicht möglich (siehe Satzung).

b) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

c) Im Rahmen der Mitgliedschaft geben wir Ihre Daten an den Finanzdienstleister (Bank) weiter, soweit die Weitergabe zu Bezahlzwecken erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

d) Für die Mitgliederverwaltung nutzen wir die Software „Netxp-Verein“. Es handelt sich um eine Serveranwendung, d.h. die Daten werden in das Programm eingegeben und auf einem Server beim Betreiber gespeichert und gesichert. Berechtigte Vorstandsmitglieder können über einen passwortgeschützten Zugang die entsprechenden, freigegebenen Daten verwalten, auswerten und einsehen.

e) Die Daten zur Kommunikation mit den Mitgliedern liegen beim 1. Schriftführer auf einem gesicherten Rechner.

f) Die Austräger der Vereinsmitteilungen usw. erhalten die nötigen Adressen per Ausdruck. Sie werden darüber belehrt, dass diese Daten vertraulich zu behandeln sind und die Adressliste nach Gebrauch geeignet zu vernichten ist.

g) Der Schriftführer erzeugt eine ausgedruckte Anwesenheitsliste, die nur Namen und Adresse der Mitglieder enthält. Anhand dieser Liste ist die Zahl der stimmberechtigten Mitglieder zu ermitteln und im Protokoll anzugeben. Das Protokoll wird von einem Schriftführer erstellt, archiviert und dem Vorstand zur Verfügung gestellt. Es kann, bei berechtigtem Anlass, von Mitgliedern des BVs eingesehen werden.

h)  Informationen an die Mitglieder des BVs erfolgen grundsätzlich in schriftlicher Form per Einwurf oder per Zusendung und per Mail.

i) Der Vorstand und der erweiterte Vorstand kann auch per Mail informiert werden. Personenbezogene Informationen müssen dabei über eine gesicherte Mail-Verbindung ausgetauscht werden.

j) Die Daten können auch genutzt werden zur Verfügungstellung des Onlineangebotes, seiner Funktionen und Inhalte.

k) Die Daten können auch genutzt werden zur Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation mit Nutzern.

2.3 Löschung der Daten

a)  Ihre bei Nutzung unseres Internetauftritts verarbeiteten Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, der Löschung der Daten keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen und nachfolgend keine anderslautenden Angaben zu einzelnen Verarbeitungsverfahren gemacht werden.

b) Wir löschen Ihre Daten mit Beendigung der Mitgliedschaft sofern keine Vereinsinteressen, sowie die gesetzlichen, steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen entsprechend DSGVO.

c)  Alle Mitgliedsdaten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Arbeit des Bürgervereins notwendig ist. Bei Änderungen der Daten wird der jeweils alte Datensatz dauerhaft gelöscht.

d)  Widerspricht ein Mitglied der Speicherung bestimmter Daten, so werden diese ebenfalls dauerhaft gelöscht. Die Daten Name und Vorname können nur bei einer Kündigung der Mitgliedschaft gelöscht werden.

 2.4 Serverdaten

 a) Strato AG

 Aus technischen Gründen, insbesondere zur Gewährleistung eines sicheren und stabilen Internetauftritts, werden Daten durch Ihren Internet-Browser an uns bzw. an unseren Webspace-Provider (STRATO AG) übermittelt. Mit diesen sog. Server-Logfiles werden u.a. Typ und Version Ihres Internetbrowsers, das Betriebssystem, die Website, von der aus Sie auf unseren Internetauftritt gewechselt haben (Referrer URL), die Website(s) unseres Internetauftritts, die Sie besuchen, Datum und Uhrzeit des jeweiligen Zugriffs sowie die IP-Adresse des Internetanschlusses, von dem aus die Nutzung unseres Internetauftritts erfolgt, erhoben.

Diese so erhobenen Daten (pseudonymisiert) werden nur vorübergehend gespeichert.

Diese Speicherung erfolgt auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unseres bzw. des Webspace-Providers (STRATO) berechtigtes Interesse liegt in der Verbesserung, Stabilität, Funktionalität und Sicherheit unseres Internetauftritts.

Es findet keine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen statt.

Die Daten werden spätestens nach sieben Tagen (gesetzl. Vorgabe) durch den Webspace-Provider wieder gelöscht, soweit keine weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist. Andernfalls sind die Daten bis zur endgültigen Klärung eines Vorfalls ganz oder teilweise von der Löschung ausgenommen. Darüber hinaus werden von uns keine Daten erfasst und verarbeitet.

 Datensicherheit zum Schutz der Übertragung

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, nutzt unsere Website (bv-siedlungen-sued.de, bvsiedlungensued.de) eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Damit sind Daten, die Sie über diese Website übermitteln, für Dritte nicht mitlesbar. Sie erkennen eine verschlüsselte Verbindung an der „https://“ Adresszeile Ihres Browsers und am Schloss-Symbol in der Browserzeile.

 b)    Netxp

 Der Bürgerverein nutzt für die Vereins- und Mitgliederverwaltung und für die Finanzbuchhaltung das Programm „Netxp-Verein“. Hier werden die zuvor beschriebenen Daten eingegeben und gespeichert. Die Speicherung erfolgt auf dem Server des Anbieters (Netxp), der die Datensicherheit nach DSGVO garantiert. Es gibt ein Berechtigungskonzept, dass nur berechtigten Personen erlaubt passwortgeschützt und zweckgebunden auf Daten zuzugreifen, die für ihn freigeschaltet sind.

3.  Rechte der betroffenen Personen

a)  Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO.

b)  Sie haben entsprechend Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

c) Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass betreffende unrichtige Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.

d) Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.

e)  Sie haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

4.  Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

5.  Widerspruchsrecht

Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

6.  Sicherheitsmaßnahmen

Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

7.  Kontaktanfragen / Kontaktmöglichkeit

Sofern Sie per Kontaktformular, E-Mail oder per Telefon mit uns in Kontakt treten, werden die dabei von Ihnen angegebenen Daten (Name, Telefon-Nr., Email-Adresse oder Postanschrift) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt. Die Angabe der Daten ist zur Bearbeitung und Beantwortung Ihre Anfrage erforderlich - ohne deren Bereitstellung können wir Ihre Anfrage nicht oder allenfalls eingeschränkt beantworten.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Ihre persönlichen Daten werden gelöscht, sofern Ihre Anfrage abschließend beantwortet worden ist und der Löschung keine Vereinsinteressen oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8.  BV-Nachrichten und Informationen Dritter

Zu der Verfügungsstellung der BV-Nachrichten und zwecks Übermittlung von Informationen über Aktionen des BV per Mail oder per Briefzustellung werden die von Ihnen hierzu bereitgestellten persönlichen Daten, also Ihre E-Mail-Adresse sowie alternativ Ihr Name und Ihre Anschrift, genutzt.

Rechtsgrundlage hierbei ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Darüber hinaus informieren wir Sie über aktuelle Themen aus dem Siedlungsgebiet, die nicht im direkten Zusammenhang mit dem BV stehen. Dazu gehören z.B. Meldungen von Marktgeschehen „Am Eckla“ und Veranstaltungen und Informationen anderer Vereinen und Institutionen (Mitgliederbeschluss in der Mitgliederversammlung 2017). Möchten Sie diese Informationen nicht mehr erhalten, lassen Sie uns dies bitte wissen.

Die Einwilligung können Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu müssen Sie uns lediglich über Ihren Widerruf in Kenntnis setzen.

 9.  Nutzerbeiträge Kommentare und Bewertungen

Wir bieten Ihnen an, auf unseren Internetseiten und in den BV - Nachrichten/Bürgerbrief, Video-Beiträge, Meinungen oder Bewertungen, nachfolgend nur „Beiträge genannt, zu veröffentlichen.

Sofern Sie dieses Angebot in Anspruch nehmen, verarbeiten und veröffentlichen wir Ihren Beitrag, Datum und Uhrzeit der Einreichung sowie das von Ihnen ggf. genutzte Pseudonym.

Rechtsgrundlage hierbei ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Einwilligung können Sie gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu müssen Sie uns lediglich über Ihren Widerruf in Kenntnis setzen.

10. Einbindung von Fremdanbietern

Der Bürgerverein Siedlungen Süd e.V. nutzt, außer der Strato AG als Webspace Provider und Netxp für die Mitglieder- und Finanzverwaltung, keinen weiteren Fremdanbieter. Es kommen weder Cookies noch Analytik-Programme zum Einsatz!

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